Comment gérer au mieux le volet recrutement en tant que RH généraliste?

Début Septembre, nous lisions dans les médias que le nombre d’offres sur le site de Pôle Emploi n’avaient jamais été aussi nombreuses. Passant d’une moyenne de 700 000 offres par mois à plus d’un million. 

Qui veut dire plus d’offres d’emploi veut aussi dire plus de travail de recrutement, on se doute bien. Et ce travail n’est pas assuré uniquement par des recruteurs et recruteuses qui ont cette spécialité, mais aussi par des RH généralistes qui ont d’autres thématiques à traiter dans leur quotidien. Un problème majeur peut alors se poser : comment faire pour que la journée dure plus de 24h? Bon, ce n’est pas le vrai problème. C’est plutôt une question d’organisation et de rationalisation du temps. Comment faire quand je suis RH généraliste pour que le recrutement ne mange pas la moitié de mes journées ? 

Car cette thématique RH peut vite être extrêmement chronophage. Une RH me disait il y a peu qu’elle pouvait facilement avoir un entretien au minimum, par jour ! Entre le travail de réception des candidatures, les entretiens, les debriefs, les tests, le suivi…Ce sont des heures de travail englouties en un rien de temps. Et si l’on ajoute qu’à chaque étape, il faut la validation de untel, de unetelle, faire tel reporting, tenir informée telle personne…Le temps perdu peut vite devenir colossal. Alors, quand je suis Assistante RH, Chargée RH, Responsable RH, comment je fais pour gagner un peu de temps au quotidien sur la partie recrutement et la gérer au mieux? 

Simplifier

Pas le temps de perdre son temps. Tout ce qui peut être simplifié, on le fait ! Sans scrupules. Un reporting en double ? On en fait plus qu’un seul, tout le monde reçoit la même chose. Si possible on le met même à disposition dans un dossier partagé, et celui qui veut va le chercher. On demande une fiche de poste précise avec toutes les infos avant de commencer le recrutement pour ne pas aller chercher à droite à gauche les informations nécessaires. Si un manager veut une nouvelle personne dans son équipe, qu’il mâche le travail !

L’idée étant de se concentrer uniquement sur le recrutement lui-même et pas sur tous les à côtés qui servent bien souvent à contenter les autres acteurs de l’entreprise. Peut être qu’il faudra recadrer certaines personnes en leur rappelant le rôle du service RH, qui n’est pas là pour faire le travail des autres. On travaille en équipe et on s’entraide pour aller au plus efficace, et rapide. 

Automatiser

Un précieux gain de temps se fait à travers l’automatisation. Alors il peut être très utile de créer le plus de modèles possibles et de les garder à disposition : pour les annonces, pour les réponses aux candidats, pour les debriefs à envoyer…

En outre, la routine permet de dégager du temps de cerveau disponible, aussi, n’hésitez pas à automatiser votre processus de recrutement en créant par exemple une grille d’entretien pré définie, une liste de tâches à cocher concernant telle ou telle partie du projet, ou par exemple posez les process par écrit pour que si quelqu’un les reprend, vous n’ayez pas à tout expliquer oralement. 

Bien rédiger

Certaines entreprises semblent penser qu’en publiant une annonce volontairement floue, elles attireront plus de candidats et se laisseront donc plus de choix. Mais c’est une erreur. Ne suffit-il pas d’attirer une seule personne, mais la bonne? Aussi, en rédigeant une annonce très claire et précise, vous attirerez moins de candidats, mais plus alignés avec le besoin, et cela donne nécessairement moins de travail de tri des candidatures. 

Aussi, il est primordial de bien analyser le besoin, d’être aussi claire que possible dans votre annonce, et de donner le plus de détails possible, dans l’honnêteté et la transparence.

En dehors de cette rédaction, des techniques marketing appliquées au recrutement vous aideront à attirer directement à vous les meilleurs candidats, au lieu de devoir aller les chercher vous même. Est là tout l’intérêt de tenir un blog d’entreprise, de soigner votre page carrières, de partager les actualités de votre entreprise, d’avoir une stratégie de SEO…Des tâches de fond qui prennent du temps, certes, mais qui permettent à terme de réduire le temps passé sur les recrutements. 

Déléguer 

En RH nous avons souvent un problème, et j’utilise le nous car c’est difficile pour moi aussi, de déléguer. Que ce soit par volonté de contrôle, pour ne pas ennuyer les autres et les surcharger, pour rendre service, pour ne pas se faire remarquer, pour ne pas être vue comme incompétente car ne réalisant pas tout, toute seule…Alors qu’il est primordial de réussir à travailler en équipe. Car une entreprise est d’abord une équipe ! 

Pensez donc à inclure au maximum les autres acteurs de l’entreprise dans votre recrutement : la direction pour vous donner des directives claires sur cette embauche, les managers pour vous accompagner dans le recrutement en lui-même, l’assistante de direction pour vous aider sur l’aspect administratif, si elle en a le temps… Vous n’avez pas à tout réaliser vous même juste pour prouver que vous êtes une bonne RH. 

Digitaliser

On ne parle que de ça ces temps-ci, la digitalisation de la fonction RH. Et pour cause, des outils très pratiques permettent aujourd’hui de gagner du temps et de l’efficacité en s’appuyant sur une technologie. Il y a des logiciels qui facilitent la paie, d’autres la gestion des compétences, et il existe également des logiciels dédiés au recrutement. Et je vous en présente un aujourd’hui ! Il s’agit de We Recruit ! 

We Recruit c’est un logiciel tout en un qui permet de réaliser toutes les étapes d’un recrutement facilement, et bien plus encore. La rédaction de l’annonce, le suivi des candidatures, les entretiens, les réponses aux candidats, les statistiques liées au recrutement et même la construction et la gestion de la page carrières et blog d’entreprise, sont possibles ! 

Le logiciel est construit de manière hyper intuitive et complète. Tout est personnalisable car le but de We Recruit est que chaque service RH puisse construire le logiciel de recrutement qui lui convient. De nombreux modèles sont également proposés si vous manquez de temps ou d’inspiration pour certaines tâches. 

Le logiciel est également collaboratif. Si vous souhaitez ouvrir l’accès à certaines fonctions à vos managers, c’est possible ! Et le mieux, c’est que vous gardez quand même la main sur les données auxquels ils accèdent. Cela diminue les incompréhensions et les fameux “mais que fait la RH, pourquoi ce recrutement n’avance pas?” Ils et elles pourront aller voir où le process en est, eux mêmes ! 

We Recruit est construit autour d’une interface très simple comme ceci : 

qui propose également une partie centrée sur les candidats pour pouvoir retrouver toutes les infos les concernant, ce qui permet aussi de pouvoir proposer à un candidat un autre poste, de conserver les candidatures dans des viviers, de constituer un historique : 

Et vous avez accès également à plein de statistiques sur votre recrutement, pour pouvoir en savoir plus et les améliorer à terme : de quel site viennent les meilleurs candidats, quels profils candidatent le plus dans votre entreprise, d’où viennent ils…

Le logiciel vous propose également une page carrière à construire, de façon guidée, très simple et intuitive. C’est vous qui avez ensuite la main sur la page et pouvez la modifier au gré de vos besoins et projets. 

We Recruit permet vraiment de centraliser tout ce qui concerne le recrutement sur un outil et vous permet de gagner du temps et de l’efficacité au quotidien. Vous pouvez n’avoir que cet outil et ne plus dépendre de votre messagerie, des tableurs excel, des différents sites recrutement sur lesquels vous publiez vos annonces…Car tout est disponible sur l’interface ! 

L’outil vous permet aussi de communiquer avec votre équipe directement en laissant des commentaires sur les CV, en envoyant en un clic des résumés d’entretiens, des notes…

Pour aller encore plus loin, We Recruit peut également être couplé avec d’autres outils comme des tests de personnalités (Performanse, Assessfirst), des outils vidéos (Visiotalent), du recrutement programmatique (Golden Bees), un SIRH (Lucca) et d’autres outils encore. 

L’entreprise s’adresse aux RH des PME et ETI qui ont un nombre important de recrutements à gérer dans l’année et besoin de gagner du temps et de l’efficacité dans leur quotidien. Si j’avais eu accès à un tel outil quand j’étais encore RRH, je crois que cela m’aurait facilité la vie ! 

Et le top, c’est qu’à la différence d’autres outils du même type, We Recruit ne limite pas le nombre d’utilisateurs de la plateforme, la tarification se réalisant à partir du nombre de collaborateurs. Idéal pour en faire un véritable outil collaboratif ! 

Vous pouvez vous faire une idée du tarif du logiciel pour votre organisation en cliquant ici, mais à titre d’exemple, pour une entreprise de 300 salariés, cela revient à environ 250€ par mois. Quand on voit le temps gagné sur ce sujet extrêmement chronophage qu’est le recrutement, cela doit être vite rentabilisé. 

En bref, je vous recommande vivement de demander à votre direction un outil pour vous accompagner dans vos recrutements si vous constatez que du temps perdu pourrait être gagné sur cette thématique très chronophage. Si vous voulez lire des conseils sur comment présenter les choses à votre direction, vous pouvez cliquer et si vous voulez en savoir plus sur We Recruit et obtenir une démonstration, cliquez ici !

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