Factorial, une plateforme digitale au service des RH

Quand j’ai commencé cette aventure en créant la Sororité RH, une des missions que je souhaitais remplir était de me mettre au service des femmes RH pour leur apporter des informations qu’elles n’ont pas le temps ou la possibilité de chercher, quand on sait à quel point le métier de RH est prenant. Je suis de nature extrêmement curieuse aussi, quand j’ai eu la possibilité de commencer à faire sponsoriser mes contenus, je me suis dit qu’il serait pertinent d’en profiter pour tester les produits et services destinés aux RH et pouvoir transmettre en toute objectivité mon avis sur ces derniers, afin d’aider les RH à être plus efficientes dans leur travail. C’est ce que je fais pour la première fois aujourd’hui en testant la plateforme de mon partenaire, Factorial !

Qui est Factorial ?

Factorial c’est une start up espagnole qui propose aux RH et aux managers une plateforme tout en un pour gérer l’administratif RH. Le logiciel permet par exemple de gérer les absences, les pointages, les variables de paie, la gestion documentaire, les signatures, les notes de frais… Et bien d’autres fonctionnalités, comme je vais le détailler dans ce test !

Le but de Factorial, c’est de permettre aux RH de gagner du temps et de l’espace mental simplement. A l’époque où de nombreuses RH rapportent souffrir d’une charge de travail de plus en plus importante, s’appuyer sur la digitalisation est une priorité pour se libérer du temps, de l’argent, et de la tranquillité d’esprit !

A propos de Factorial

Factorial RH

J’aime bien connaître l’histoire et les anecdotes d’une entreprise, je trouve que ça humanise beaucoup et personnellement, je me projette davantage dans l’utilisation d’un outil quand je sais aussi pourquoi et comment il a été créé.

L’histoire de Factorial, c’est celle de son fondateur, Jordi Romero, qui voyait son père, architecte, avoir des difficultés à gérer ses collaborateurs sans un outil adéquat. Alors Jordi Romero, qui avait une formation dans l’informatique, lui a créé un logiciel pour lui faciliter la vie et la gestion de ses effectifs. Son père en a parlé à ses amis, le logiciel répondait à un besoin réel, et c’est ainsi qu’est née la start up Factorial. M. Romero s’est associé à deux anciens camarades, Bernat Farrero et Pau Ramon, et l’histoire était lancée, en 2016.

Aujourd’hui Factorial c’est 111 collaborateurs et 60 000 entreprises clientes à travers le monde. Une belle expansion !

Et pourquoi ce nom, Factorial ? Ce nom vient du terme « factoriel » qui désigne la croissance mathématique jusqu’à la dernière puissance. Le but de Factorial est d’aider les entreprises à gérer de la façon la plus simple et efficace possible leurs collaborateurs, pour leur permettre une croissance…factorielle !

Pour en savoir plus sur la vie au sein de Factorial, j’ai échangé longuement au cours de cette collaboration avec Oumaima, du service marketing, qui m’a parlé d’initiatives qu’elle apprécie particulièrement chez Factorial :

– Jordi Romero, le fondateur de l’entreprise, prend un café avec tous les nouveaux arrivants pour leur raconter son parcours et connaître un peu mieux ses nouveaux collaborateurs

– un programme de parrainage sur la base du volontariat permet à chaque nouvel arrivé de se faire accompagner par deux collaborateurs de l’entreprise pour lui permettre de s’intégrer plus facilement et de se sentir accueilli au mieux.

– une système d’envoi de vidéo, de café, de cookie, permet à chaque salarié de remercier ses collègues pour un service rendu, d’envoyer ses félicitations ou de souligner un détail positif, afin d’instaurer une ambiance agréable dans l’entreprise.

Et si l’on rajoute que l’entreprise se situe à Barcelone, qui est une ville que j’avais adoré visiter il y a quelques années, je me dis qu’il doit faire bon vivre à Factorial ! Cela semble payer puisque forte de son succès sur le marché ibérique et grâce à une levée de fonds de 16 millions en début d’année 2020, Factorial s’attaque maintenant au marché à l’international. C’est d’ailleurs dans ce cadre que je les ai connue, et si je peux aider une plateforme pertinente pour les RH à intégrer le marché français, je me sens utile !

Bien sur, Factorial a des concurrents qui vont être les autres logiciels SIRH. Mais je vais détailler dans ce test ce qui fait la spécificité de cette plateforme RH!

Les clients de Factorial sont majoritairement des PME, même si leurs clients ont de 10 à plus de 1000 salariés. Factorial est présente dans plus de 60 pays dont la France, l’Espagne ou les États-Unis. La start up offre une solution B2B Saas sous forme d’abonnement annuel ou mensuel en fonction du nombre de collaborateurs de l’entreprise. Pour déjà en savoir plus sur la start up, rendez vous ici !

Comment ça marche ?

A partir d’une plateforme collaborative, accessible via ordinateur et/ou smartphone, Factorial permet de :

– pointer et contrôler les horaires des collaborateurs

– gérer les absences et les congés

– organiser les recrutements : publication d’annonces, tri des candidats, vivier…

– organiser l’ensemble des documents RH de l’entreprise : fichiers, notes de frais, enquêtes, entretiens d’évaluation…

– signer électroniquement et simplement les contrats, avenants et autres documents.

Factorial permet aussi d’envoyer des notes à chaque collaborateur sans passer par la case rédaction de mails, de permettre à chacun de pointer directement sur son téléphone, de planifier des événements, de se faire des TO DO list…Et plein d’autres choses ! C’est un logiciel tout en un pour gérer en un seul endroit son administration RH. Idéal pour les RH débordées ! Un bon moyen de sortir des feuilles Excel démultipliées, car ici tout est rassemblé au même endroit, et accessible depuis n’importe où.

Factorial est un logiciel SIRH qui permet aux managers et aux RH afin de gérer leur administratif facilement au quotidien.

Grace à une plate-forme intuitive et simple d’utilisation pour les utilisateurs, la RH peut se concentrer sur les taches à valeur ajoutée question humain, car gagnant du temps sur les taches administratives rébarbatives. En automatisant pas mal de choses, Factorial résout aussi les problèmes de documents démultipliés, d’outils multiples et assez peu intuitifs, ou de non accès au logiciel administratif RH, puisque la plateforme est basée sur le Cloud, et la plateforme est également facile d’accès aux professionnels ne possédant pas un cursus ou de compétences purement RH.

Le logiciel en pratique

Quand on arrive sur la plateforme, un menu d’accueil est directement accessible :

Ce menu permet en un coup d’œil d’obtenir les informations essentielles à regarder en début de journée : les absences, événements, taches urgentes…

La plateforme est organisée ensuite autour d’un menu principal latéral, lui même divisé en deux catégories :

– vous

– votre entreprise

Dans le menu « vous », la partie « mon profil » permet de remplir ses propres informations : son poste, email, contrat, qui valide ses congés…etc.

L’onglet « congés et absences » permet d’accéder à un calendrier de ses propres absences et événements à venir, et de pouvoir demander une absence :

La partie « Suivi du temps » permet de réaliser ses pointages et de suivre ses propres horaires :

A noter qu’il est également possible de pointer sur son smartphone :

L’onglet « mes documents » permet de télécharger tous les fichiers concernant sa propre vie dans l’entreprise :

Et l’onglet « taches » permet de réaliser des to do list, qui apparaîtra ensuite sur le menu d’accueil :

Et cette partie « vous » est celle que voient tous les collaborateurs et qui leur permet de pointer, de suivre leurs absences, etc.

La partie « votre entreprise » vous concerne, RH, car c’est là qui se trouvent toutes les fonctionnalités concernant l’administratif RH.

L’onglet « employés » répertorie la liste des collaborateurs, et permet de réaliser un organigramme, de former des équipes. En cliquant sur chaque nom, nous avons accès à toutes les infos sur un collaborateur : son contrat, ses documents, ses absences…

L’onglet « calendrier » permet de bénéficier d’une vue d’ensemble des absences de chacun et chacune, et des événements à venir. Le calendrier peut être exporté facilement.

L’onglet « recrutement » permet de gérer ses annonces, de les publier (par exemple sur Linkedin Jobs) directement, de trier ses candidats, de créer un vivier…

L’onglet « performance »permet de réaliser les entretiens d’évaluations annuels, de les créer, des les trier et de les traiter.

L’onglet « suivi du temps » présente, salarié par salarié, le suivi exhaustif de leurs pointages et permet de télécharger les rapports mensuels pour les contrôler en fin de mois.

L’onglet « rapports » permet de télécharger et ordonner les différents rapports que vous voulez pouvoir retrouver facilement. Il est possible aussi de créer des tableaux de bord.

L’onglet «  fichiers » permet notamment d’organiser les notes de frais et d’obtenir des rapports sur la gestion de celles ci.

La partie « shifts » concerne les plannings des collaborateurs qui peuvent être créés et consultés sur cet onglet.

L’onglet « feedback » permet de créer des enquêtes sur toutes sortes de sujets et enfin l’onglet « entreprise » concerne les informations générales sur l’entité : la politique de congés, l’annuaire des salariés, la page carrières du site internet, etc.

Les utilisations de la plateforme sont donc très variées et collaboratives, ce qui permet à toute l’entité de coconstruire son utilisation du logiciel !

Ce que j’ai pensé de la plateforme

Ce que j’ai apprécié :

– son intuitivité. Cela commence à faire un petit moment que je n’ai pas travaillé sur un logiciel RH et pourtant en quelques minutes je commençais déjà à le prendre en main sans avoir besoin d’une formation particulière.

– ses nombreuses fonctionnalités. A première vue le logiciel paraît assez simple et pourtant il propose de très nombreuses possibilités et plein de petites astuces très pratiques et très bien pensées. Pour avoir travaillé avec des logiciels antiques, mal traduits de l’allemand ou absolument pas adaptés à l’usage RH, je trouve que Factorial pense à des petites astuces toutes bêtes mais bien utiles, comme le menu d’accueil avec les notifications, ou la to do list intégrée.

– les usages modernes qu’il est possible d’avoir : signature électronique, messages envoyés directement sur la boite mail, pointage sur le smartphone…Factorial permet de faciliter le quotidien en s’adaptant aux derniers usages RH, que ce soit pour les RH ou pour les collaborateurs.

ce que j’ai moins apprécié :

– Factorial n’intègre pas de logiciel de paie et nécessite donc d’en avoir un à côté pour réaliser les paies, surtout complexes, les déclarations sociales, etc. Cependant, les exportations de données sont très simples et il doit être assez facile de coupler un logiciel de paie avec Factorial RH.

Factorial n’est pas un ERP, il se rapproche plutôt d’un logiciel de GTA, avec des fonctionnalités supplémentaires !

– je ne sais pas si le logiciel est adapté pour une entité avec plusieurs milliers de collaborateurs, le logiciel semble plutôt orienté PME et c’est d’ailleurs ce que propose la start up. Pour un groupe, un logiciel construit sur mesure me paraît plus adapté.

Et question tarifs ?

Factorial est basé sur un système d’abonnement avec plusieurs formules suivant les fonctionnalités nécessaires à la gestion RH de votre organisation, et qui commence à 3,5 euros par salarié et par mois. Tous les détails ici !

Enfin, Factorial propose un essai de 14 jours, entièrement gratuit, pour tout nouvel utilisateur. Alors pour vous faire une idée de ses fonctionnalités en pratique, testez !

J’espère que ce test, que j’espère assez complet, vous a permis d’en savoir plus sur le sponsor de janvier de la Sororité RH, et sur le produit que propose Factorial aux RH. Je suis personnellement convaincue que cette plateforme peut être utile aux RH et j’aurais aimé l’utiliser quand j’étais salariée ! N’hésitez pas à remonter vos avis et commentaires si vous avez déjà eu l’occasion de la tester 🙂

Traitement en cours…
Terminé ! Vous figurez dans la liste.

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