5 astuces pour faire face à la crise actuelle en tant que RH

Comme dans toute crise, celles et ceux qui vont être en première ligne dans les entreprises pour gérer la situation actuelle de la pandémie de coronavirus, ce sont les RH et la direction. Je le sais, la période est à l’urgence et vous vous sentez peut être un peu dépassée par les événements. En effet, les informations arrivent quotidiennement et tout article écrit hier, peut devenir obsolète demain. C’est pour cela que je ne peux vous garantir que ce que j’écris aujourd’hui, sera encore de bon conseil pour la mise en place de demain, mais j’ai choisi de supposer ce que nous pend au nez, le confinement général. Pour ce jour, lundi 16 mars, ce n’est pas encore le cas, mais ce n’est plus qu’une question de jours (voire d’heures). Alors voici 5 points qui m’ont semblé importants à réfléchir afin de gérer au mieux, en tant que RH, la situation actuelle.

Gérer l’urgence de la situation

Ce premier point, différent pour chaque organisation, va être bien sur à gérer en premier lieu car il s’agit de l’urgence. Tout dépendra de votre activité et de l’actualité qui change d’heure en heure.

Si vos salariés ne sont pas en télétravail, il sera pertinent suivant la situation de (re)publier les consignes pour se laver les mains, respecter la distanciation sociale, placer les personnes à risques en arrêt maladie, informer les parents sur la situation par rapport à la garde de leurs enfants, gérer la situation du côté de l’Ursaff…

Si vous êtes un peu perdue, le point de départ incontournable sera cependant le Code du Travail qui impose à l’employeur d’adopter « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » à travers des « actions de prévention des risques professionnels », des « actions d’information et de formation » et « la mise en place d’une organisation et des moyens adaptés ».

C’est donc là dessus que se basent toutes les décisions à prendre et en fonction de l’activité, vous pourrez ajuster la stratégie. N’hésitez pas à demander conseil auprès de votre organisme de sécurité sociale, de l’Ursaff, ou d’autres interlocuteurs, suivant le sujet. Et de ne pas volontairement vous occuper de tout, l’entreprise est toute entière concernée et ce n’est pas à la RH de gérer la situation toute seule. La crise est nouvelle pour tout le monde et ce sera le travail d’équipe, la communication et l’entraide qui feront la différence, comme dans toute situation stressante.

Pensez cependant à ne pas minorer le risque, car il est réel. Les entreprises ont elles aussi ce devoir de protection de la population via leurs salariés et plus votre personnel sera informé et incité à la prudence, mieux cela vaudra. Nous avons trop vu ce weekend de personnes déambulant dans les rues, sans prendre la mesure de la situation. Bien sur, l’entreprise n’est pas responsable de ce que font ses salariés de leur temps libre, mais en donnant l’exemple et en informant le plus possible, le but sera d’éviter le plus de dangers.

En effet, une enquête du site Meteojob (réalisée du 28 février au 3 mars auprès de ses 6 millions d’abonnés) a révélé que 60% des salariés n’ont reçu aucune information interne à propos de la crise du coronavirus. Un autre sondage de l’agence d’interim en ligne QAPA indique que 77% des entreprises françaises n’ont pris pour le moment aucune mesure.

La situation a probablement évolué depuis, car les décisions gouvernementales nous arrivent journée après journée, ce qui ne facilite pas la communication.

En pratique il va être alors important de :

–  Relayer les informations vérifiées et certaines

–  Couper court aux fausses informations pour éviter les rumeurs inutiles

Plus que jamais la communication devra être efficace. Ce genre de crise et la panique peuvent révéler des facettes parfois insoupçonnées d’un être humain. Alors inutile de laisse se propager du stress infondé.

Apprendre à travailler autrement

Il est probable que soit vous soyez soit en télétravail, soit que vous allez l’être d’ici quelques jours, pour la plupart. (ce ne sera pas vrai pour vous toutes, j’en ai bien conscience). Mais pour celles pour qui ce fonctionnement est totalement nouveau, il va falloir apprendre à télétravailler. Ce qui me parait ainsi important à mettre en place va être :

– de gérer les contacts avec le personnel et sa hiérarchie entièrement par mail et téléphone. Des outils digitaux, comme Slack ou Klaxoon, peuvent être des alliés dans ce genre de situation, plus que jamais. Vous pouvez également créer des tableaux Trello partagés, si vous avez l’habitude de travailler à plusieurs par exemple

– dire non à toute sollicitation qui n’est pas d’une extrème urgence. Vous avez besoin de ce temps pour penser long terme, mettre en place un plan d’action, gérer l’urgent d’abord. Alors les sollicitations qui peuvent attendre, devront attendre. De la même façon, mettez en place des plages téléphoniques et ne répondez pas en dehors de celle ci. Profitez d’être chez vous si c’est le cas, et coupez le téléphone ! Si vous êtes encore en entreprise, vous pouvez et devez d’ailleurs vous couper du plus de contacts physiques possible aussi je vous incite à ne plus recevoir les salariés dans votre bureau. C’est une mesure temporaire et de protection de chacun.e, mais vous pouvez en tirer beaucoup pour repenser l’organisation de votre poste et de vos journées sur le long terme…

– de la même façon, vous pouvez commencer à hiérarchiser vos taches en fonction de leur nature non urgente et/ou non importante. La matrice d’Eisenhower peut être particulièrement utile pour hiérarchiser selon une matrice les taches en fonction de leur degré d’importance et d’urgence.

– une fois vos taches découpées et priorisées, je vous recommande de mettre en place des plages de travail définies, surtout si vous êtes chez vous, et que vous êtes possiblement perturbée, par votre famille par exemple. N’hésitez pas à vous recréer une routine qui vous convienne, sans se mettre la pression et surtout sans attendre à tout prix un résultat immédiat. Il vous faudra un certain temps pour atteindre votre objectif de productivité, surtout si vous n’avez jamais télé travaillé auparavant. Il m’a fallu personnellement plusieurs semaines pour trouver un rythme qui me convienne à peu près, et je cherche constamment à l’améliorer, ce rythme n’est pas du tout figé, au contraire, j’expérimente et j’ajuste chaque jour.

– vous pouvez également pour vous aider, vous faire des checklists, écrites à la main ou à l’ordinateur, qui sont un bon moyen de ne rien oublier et à la fin de la journée, en voyant les taches cochées, de ressentir un sentiment de satisfaction. J’en suis totalement convaincue et pourtant j’ai mis du temps à en prendre conscience !

A vous aussi de tester et retenir différentes techniques d’organisation en fonction de votre situation personnelle, tempérament, etc. Ce sont ici des suggestions, mais chacune aura ses propres astuces.

Gérer le stress

Avant tout, l’important sera d’éviter pour vous même l’anxiété et le stress trop importants qui peuvent être dévastateurs. La situation est certes compliquée, et la crise sera difficile à passer. Mais plus que jamais, il conviendra de mettre une distance entre son poste et soi même. Rien ne justifie que vous passiez vos jours et vos nuits à résoudre des situations et prendre tous les problèmes sur votre dos. Si cela vous convient, qu’il en soit ainsi. Mais essayez d’avoir ce recul et de vous demander si cela vous convient réellement.

De manière plus “technique”, si vous sentez une crise d’angoisse monter, vous pouvez utiliser ces quelques astuces :

– vous créer une atmosphère zen avec des objets qui vous apaisent, de la musique, des odeurs qui vous rassurent. Le pouvoir des cinq sens est assez prodigieux sur l’état nerveux d’une personne. Moi même en train de rédiger cet article, je me sens assez anxieuse, aussi j’ai mis une musique d’ambiance dans mes oreilles et diffuse de l’huile essentielle de petit grain bigaradier, une odeur que j’aime beaucoup.

– utiliser des fleurs de bach

– réaliser un auto massage (ou en demander un, si vous êtes à la maison)

– faire des pauses régulièrement

– pourquoi pas faire une sieste pour mieux repartir ensuite

– faire du sport d’intérieur

– vous faire des infusions : mélisse, aubépine, millepertuis…qui ont des vertus relaxantes.

Vous trouverez aussi d’autres techniques très sympa dans cet article intéressant publié par my happy job.

Garder un équilibre

Pensez surtout à garder du temps pour vous. Si vous êtes encore en entreprise, évitez de faire 3 heures supplémentaires par soir, vous ne tiendrez pas longtemps, et de plus, un organisme fatigué résistera moins aux virus, coronavirus ou pas. Au delà de ça, est ce bien nécessaire de faire un burn out pour essayer d’empêcher une situation qui n’appartient pas à votre contrôle? Nous traversons une crise et il faut penser long terme. N’hésitez donc pas, comme mentionné au point 3, à faire des pauses, à garder un rythme assez similaire à celui de l’entreprise si vous êtes en télétravail. Cela peut être aussi l’occasion de profiter de sa famille, de passer du temps ensemble, certes confinés, mais cela peut permettre de renforcer des liens. Dans ce type de crise, les échanges entre être humains sont primordiaux.

Et, une fois que l’urgent sera passé et la situation un peu calmée, profitez de ce temps pour mettre en place de nouveaux projets, vous former, pensez long terme encore une fois. Vous pouvez également réfléchir sur votre poste, ce qui vous convient, ce sur quoi vous aimeriez travailler, les points que vous souhaiteriez modifier, les compétences que vous aimeriez acquérir ?

Cela peut être le moment de suivre des MOOC, des formations en ligne, lancer un projet à côté de votre travail, personnel, professionnel…Les possibilités sont multiples.

Se tourner vers son réseau 

Enfin, si vous vous sentez seule et que vous vous demandez comment renouer du lien, n’hésitez pas à vous tourner vers les réseaux RH : l’ANDRH, les réseaux locaux, les réseaux sociaux comme Linkedin…et la Sororité RH bien sur. Pour celles qui ne sont pas inscrites, je vous invite vivement à nous rejoindre sur le groupe Facebook.

Les membres échangent quotidiennement sur leurs problèmatiques, se partagent des articles interessants, répondent mutuellement à leurs questions spécifiques…dans une ambiance particulière car entre femmes. Ce point spécifique de non mixité amène dans la communauté un esprit particulièrement bienveillant d’entraide et d’écoute. Alors n’hésitez plus si vous ressentez le besoin d’échanger ou simplement de lire les posts d’autres femmes des RH, comme vous.

La Sororité RH est également présente sur Instagram si vous n’êtes pas très Facebook : sororite_rh.

La force du réseau va être particulièrement importante en ce temps de crise. L’être humain a besoin d’échanger et de se sentir en contact avec ses pairs, alors quand nous serons confinées, nous aurons besoin de ces échanges, certes virtuels mais tout de même bénéfiques. Par ailleurs, pensez au téléphone ou à d’autres moyens de communication pour rester en contact avec vos collègues mais aussi votre famille et vos ami.e.s, c’est important pour la santé mentale de se sentir entouré.e, même si ce n’est pas physiquement.

Point bonus 

je vous parle depuis quelques semaines de la première conférence en ligne de la Sororité RH, qui est gratuite et en ligne, donc maintenue ! Et le sujet sera particulièrement d’actualité car nous évoquerons la question de la place dans son poste de RH. Si vous vous sentez régulièrement débordée, peu soutenue et que vous vous demandez pourquoi il y a un tel décalage entre le poste dont vous rêviez et votre quotidien actuel, n’hésitez pas à vous inscrire sur ce lien, je vous parlerai de ma propre expérience et des pistes qui sont à explorer pour avancer sur le chemin de l’épanouissement en RH !

En conclusion 

cette crise est une occasion parfaite pour se poser des questions sur ses pratiques et en un sens c’est bénéfique. Oui c’est anxiogène, stressant et économiquement ce sera difficile pour beaucoup d’entreprises. Mais les faits sont là, nous ne pouvons plus les changer et peut être que le monde nous donne là une occasion de prendre du recul et de réfléchir à nos priorités. L’avenir nous le montrera : certaines RH seront totalement sous l’eau du fait de la panique et du stress dû à l’urgence de la situation, et d’autres trouveront cette occasion utile pour penser long terme et se poser pour dire stop au quotidien déjà anxiogène avant cette crise, et mettre en place de nouvelles stratégies. Je suis sure que bien des choses émergeront de cette période particulière que nous vivons, tout dépendra de l’état d’esprit que…nous choisirons d’adopter. Qu’en dites vous?

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