Trouver sa place en RH partie 2/3 : gagner du temps, concrètement je fais comment ?

Nous nous retrouvons aujourd’hui pour la deuxième partie du thème : trouver sa place en RH. Le métier de RH est en effet exigeant, polyvalent, passionnant mais souvent stressant, et c’est une place où l’on peut vite s’oublier au profit des autres, et du même coup oublier pourquoi nous avions choisi cette profession, et qu’il est important d’être soi même bien à sa place, pour accompagner correctement les autres. Car en effet, à notre époque où les RH travaillent sur des sujets comme le recrutement, la fidélisation des collaborateurs, le bien être au travail, comment espérer pouvoir inciter de nouveaux collaborateurs à rejoindre l’entreprise si nous même nous ne savons plus très bien pourquoi nous sommes là, ou comment se dégager de l’emprise qu’exerce notre poste sur notre vie?

Dans la première partie la semaine dernière, nous avons d’abord parlé d’état d’esprit. J’ai voulu vous transmettre l’idée que chaque femme peut écrire à sa manière son poste de RH, qu’il n’existe pas une vérité universelle sur ce que doit être une “bonne RH”, et que c’est parfois en allant au delà des limites que j’estimais infranchissables, que j’ai approché une certaine sérénité.

Mais dans mes discussions avec la communauté de la Sororité RH, on me rapporte souvent “je n’ai pas le temps, je ne sais pas par où commencer” dans cette quête de bien être pour soi, et pour les autres.

En effet, RH c’est bien le poste où nous passons notre vie à courir partout. J’ai déjà vu, sans rire, des Responsable RH ne même pas prendre la peine de passer aux toilettes et d’être presque à se faire dessus, par stress ! Il peut du coup être difficile de se poser pour réfléchir posément à la façon dont nous souhaitons être RH.

Mais le burn out est un mal qui guette particulièrement ce métier, et pourtant on en parle très peu. J’ai cherché des chiffres sur les taux de burn out chez les RH sans en trouver (si vous en avez, je vous en prie, remontez les moi, ça m’intéresserait), mais j’ai trouvé quelques témoignages assez édifiants. Vous pouvez lire par exemple l’histoire de cette RRH qui a souffert jusqu’au burn out de son rôle de RH, sans même pouvoir évoluer sur son poste et cantonnée au rôle de pion, de bras de la direction pour exécuter uniquement, en désaccord profond avec ses propres valeurs humaines, Ou ce témoignage également très intéressant d’un DRH qui a craqué après avoir du mettre en place un plan social.

J’ai retenu certaines phrases que j’ai trouvé assez représentatives de ce qu’on attend d’un.e RH :

“On attend du DRH qu’il soit infaillible, qu’il ne montre surtout pas ses faiblesses”

C’est ce que j’évoque aussi régulièrement sur ce blog, et même en dehors du rôle de directeur/directrice RH, la société attend de ce rôle de RH d’être le garde fou, la représentante infaillible de la direction, prête jusqu’au bout à représenter ses intérêts, alors que nous sommes nombreuses à avoir embrassé cette fonction, attirées par ce rôle de lien, de liant entre salariés et dirigeants. La réalité est souvent toute autre. Mais ce DRH nous dit ensuite, et je suis totalement d’accord avec lui, “je pense que le premier qui aurait dû s’occuper de moi, c’est moi-même.”

En effet, je crois véritablement que si nous attendons que les autres prennent conscience de notre mal être et nous apportent des solutions, nous pourrons attendre très longtemps.C’est pour cela qu’aujourd’hui, si vous vous dites “j’aimerais mettre en place tel ou tel projet mais je ne trouve pas le temps”, il faut mettre en place les actions qui vous permettront de le trouver, ce temps.

Alors comment ?

Je développerai trois points : tout d’abord, apprendre à dire non sans culpabiliser, puis planifier et prioriser, et enfin choisir ses objectifs et mettre en place un plan d’actions.

apprendre à dire non :

je suppose que pour la plupart d’entre nous, ce n’est pas quelque chose de naturel. Pour moi non plus, rassurez vous. J’ai été élevée avec des normes dites “féminines” qui consistent à être dans le service, tournée vers les autres, dans une position d’aidante…Ce n’est pas un hasard si autant de femmes travaillent dans les métiers du social, s’il y a autant de femmes infirmières, assistantes sociales, institutrices, assistantes maternelles, …et RH. Ce sont des métiers dits “féminins” car ils donnent un rôle de soutien social, d’aide, d’accompagnement de l’autre. Mais nous ne portons pas le gène de l’empathie et de la générosité, ce sont des constructions sociales. Nous encourageons naturellement les petites filles à aller vers des carrières sociales, et les petits garçons vers des carrières scientifiques et de management, et nous avons tant intégré ces schémas que nous les reproduisons sans même y penser. Les statistiques le montrent constamment : il manque des filles dans les carrières d’ingénieur, de scientifique et de manager, mais pas par manque de compétences ou de résultats, les filles sont tout autant capables que les garçons. Nous avons simplement intériorisé que “naturellement” une fille serait douée pour accompagner, aider, écouter. Un garçon serait doué pour agir, gérer, manager.

Mais prendre conscience de ces schémas c’est la première étape pour sortir de ces clichés et cela ne veut pas dire que vous devez immédiatement renoncer à votre métier s’il vous convient parce qu’il provient en partie d’une construction sociale. Ce n’est simplement pas un hasard si la profession RH est féminisée à 80%.
Etre dans cette position d’accompagnement et d’aide, ça ne veut pas dire oui à tout. Posez vous la question, est ce régulier que vous acceptez de rendre un service ou de réaliser une tache alors que vous êtes très chargée, mais que vous n’avez pas osé dire non?

Faites le test : demain, dites non à une tache, et ne donnez pas de justification, ou s’il faut en donner une, que vous n’avez pas le temps de vous en occuper. Au final, on se fait souvent tout un monde du non, alors que l’autre peut comprendre et se tourner vers un autre interlocuteur, ou attendre que vous soyez moins chargée pour s’occuper de sa requête.

C’est en disant toujours oui que vous vous retrouvez de plus en plus chargée, car si les gens savent que vous acceptez toujours les demandes, ils ne se posent même plus la question et se déchargent sur vous. Et c’est ainsi qu’on se retrouve avec des demandes de plus en plus saugrenues parce que “on ne savait pas à qui d’autre demander” ou “parce qu’on sait que tu pourras nous aider”. La première personne que vous devez aider, c’est vous même. Si vous ne vous aidez pas, personne ne le fera à votre place. Vous avez déjà entendu la consigne en avion qui dit qu’en cas de dépressurisation de la cabine, il faut d’abord placer son masque à oxygène avant d’aider les autres ? C’est exactement la même chose. Si la RH se retrouve en burn out parce qu’elle aura voulu rendre service à tout le monde, elle ne pourra plus aider personne, et ne se sera pas aidée elle même…

– planifier et prioriser :

Il y a tout de même des taches et projets qu’on ne peut refuser, ou qu’on souhaite réellement accomplir, et c’est bien normal. Cependant, il est primordial de planifier son temps et de prioriser les dossiers les plus importants à l’instant T. Et pour rejoindre le point précédent, cela peut vouloir dire non sur le moment, pour mieux répondre à la demande plus tard…Par exemple, quand je réalisais les payes, et ça me prenait quelques jours, je fermais la porte du bureau, je prévenais que je ne recevrai personne durant tel laps de temps, et demandais à la standardiste de ne me passer que les appels d’extrême urgence. Le reste pouvait attendre. De la même façon aujourd’hui quand j’écris un article, je coupe les notifications et le son du téléphone, je n’ouvre que mes recherches et un Word pour écrire, avec une musique de fond, et me place dans ce qu’on appelle l’état de “flow”

pour rester concentrée tout au long de la phase d’écriture. Et croyez moi, je suis un vrai papillon, il m’est très difficile de rester concentrée plus de quelques minutes. Mais mettre en place cette petite routine m’aide réellement à me concentrer et à écrire. Dans vos taches vous pouvez aussi atteindre cet état de flow et ne pas vous laisser distraire par les mails,le téléphone, ou les coups frappés à la porte. Mais ça nécessite de…savoir dire non !

Si par exemple vous avez du mal à vous concentrer parce que le téléphone sonne sans arrêt à toute heure de la journée, mettez en place une plage téléphonique, prévenez tout le monde en leur transmettant :”je ne réponds au téléphone qu’entre telle heure et telle heure, merci de n’appeler en dehors de cette plage qu’en cas d’urgence”, cela devrait réduire le nombre d’appels intempestifs. Et ne transigez pas si la consigne n’est pas respectée.

Pour les mails, c’est la même chose. Sans peut être aller jusqu’au conseil de Tim Feriss, l’auteur du célèbre “la semaine de 4 heures”, qui regarde ses messages une fois par semaine, vous pouvez réduire à une, deux, trois fois par jours, maximum. Il est aussi intéressant de ne pas commencer la journée ouvrant directement sa boite mail. Une heure ou deux de travail de fond peut vous permettre de vous placer dans un bon état de concentration, et si une information était extrêmement urgente, cette personne vous aurait appelée.

Le fait d’avoir une routine est également très utile. En réalisant les mêmes taches chaque matin par exemple, vous vous épargnez de l’énergie mentale de décision. C’est sur ce principe que Mark Zuckerberg, ou Barack Obama ont décidé par exemple de s’habiller toujours de la même façon, afin de s’éviter des décisions supplémentaires. Le métier de RH est déjà très riche de prises de décisions et de taches différentes alors autant s’éviter le plus de décisions possibles, même très simples, car c’est cela qui fera la différence.

Les outils digitaux peuvent également être d’une grande aide dans la planification de vos journées. J’utilise par exemple à outrance le célèbre Trello, mais un carnet peut également faire l’affaire. A vous de faire des tests et de trouver la méthode qui vous conviendra le mieux.

Enfin, je vous invite à réfléchir sur la nécessité qu’ont beaucoup de RH de mettre tout par écrit “au cas où”. On m’a également éduquée avec cette peur permanente de se voir reprocher quelque chose, ou que les outils numériques plantent, et on finissait par me demander de recopier des données du logiciel central dans des tableurs excel, plus d’autres pour d’autres personnes, et de mettre la terre entière en copie de mes mails, au cas où un jour cette personne, qui la plupart du temps n’est que très peu intéressée par ce genre d’échange, ne voudrait retrouver une information. Cette personne peut aussi simplement vous poser la question…On parle aujourd’hui beaucoup de confiance en entreprise, et cette confiance passe aussi par là. En passant notre vie à faire du “au cas où”, nous n’avançons plus. L’entreprise a bien plus besoin de nouveaux projets innovants et créatifs que de savoir que le numéro de badge de cantine de untel est bien stockée dans trois excel différents au cas où il la perdrait…

Il est intéressant en pratique de classer son temps en terme de plages horaires : certaines dévolues au travail de fond, d’autres au temps social, à l’accompagnement quotidien, et d’autres personnelles (à ne pas oublier sous peine de craquage au bout d’un moment !). Il est aussi important de planifier ses pauses que de planifier son travail. Et sortons de la culpabilité inutile, même un P-DG a le droit d’aller boire un café ou de prendre l’air. Une concentration excessive et forcée ne vous rendrait que moins productive. Si vous sentez que vous en avez besoin, faites un break sans culpabilité et réalisez une activité que vous aimez : discuter avec des collègues, passer un coup de téléphone, regarder vos réseaux sociaux, lire un peu, écouter de la musique, ou que sais je encore. Même faire une sieste ne devrait pas être un problème, cela sert à recharger les batteries pour repartir de plus belle !

– mettre en place des objectifs et un plan d’action :

quand vous savez que vous saurez dire non à certaines sollicitations et que vous pouvez définir des plages de travail, des plages sociales et des plages personnelles, vous pouvez réfléchir à vos objectifs à long terme et à mettre en place un plan d’actions pour atteindre ces objectifs. Je vous donnerai dans la partie 3 de cet article la marche à suivre et des astuces pour définir et atteindre vos objectifs dans votre poste de RH.

Le fait de pouvoir dire non et de planifier les taches suivant des plages aident déjà beaucoup à s’organiser dans son quotidien. Ça demande certes de l’aplomb et ne s’improvise pas en deux jours, surtout si cela fait des années que vous donnez l’impression de tout gérer en acceptant d’accompagner sur tous les fronts et de prendre un nombre de projets colossal sous votre responsabilité.

Mais si vous sentez qu’aujourd’hui vous fatiguez, que vous vous êtes éloignée que ce qui vous intéressait à la base dans le métier de RH, si vous avez l’impression aujourd’hui de plus subir qu’autre chose votre place et votre poste, c’est le bon moment pour réfléchir concrètement à la situation.

Ce n’est pas parce que vous avez pris l’habitude de dire oui, que vous ne pourrez plus jamais dire non. Vous pouvez d’ailleurs prévenir votre supérieur.e, vos collègues, que vous prenez la résolution de reprendre le contrôle de ce que vous acceptez de faire ou non, et je ne m’adresse pas qu’aux DRH et aux personnes ayant beaucoup de responsabilités et d’autonomie. A n’importe quel poste, jusqu’au stagiaire, il ne devrait pas être préjudiciable de dire non quand ce non est motivé. Comme je vous le disais dans la partie 1, j’ai parfois dit oui à trop de choses et me suis retrouvée noyée sous la tache. En allant voir mon directeur pour lui demander de me décharger de certaines choses, je m’attendais à un refus, mais non, parce qu’un bon manager comprendra la nécessité de vous garder en bonne santé mentale ! Et si, comme je l’ai parfois entendu, vous en parlez mais qu’aucune décision n’est prise au dessus de vous, prenez cette décision vous même. Vous avez demandé à mettre en place des plages téléphoniques mais vous n’avez jamais eu l’accord formel de votre direction ? Commencez à le faire quand même. Ne répondez pas au téléphone en dehors de la plage annoncée, et expliquez si on vous le reproche l’avoir annoncé et qu’il en va de votre sérénité dans votre travail. Au pire, que va t’il se passer ? A t on déjà licencié une personne compétente car elle a voulu un peu de calme dans son travail, qui sert l’entreprise, rappelons le? Dans tous les cas, si ça tournait mal, même si j’en doute, cela ne vous montrerai simplement que dans cette entreprise, on ne vous laissera pas atteindre la sérénité et l’autonomie que vous méritez. A ce moment, toujours trois solutions : subir, combattre ou fuir. Subir la situation et à nouveau dire oui à toute sollicitation, quitte à retomber dans un mal être, combattre et gérer son poste comme on l’entend en assumant, ou fuir et chercher une entreprise qui vous permettra de révéler votre personnalité et vos talents.

La semaine prochaine, nous évoquerons donc comment mettre en place un plan d’actions pour réaliser ses objectifs à long terme, et c’est extrêmement stimulant !

En attendant n’hésitez pas à faire remonter vos retours, mes conseils sont ils déjà mis en place de votre côté, avez vous d’autres difficultés que je n’aurais pas évoquées ? Vous pouvez également me joindre sans souci à sororiterh@gmail.com, j’aime beaucoup recevoir vos petits messages.

Bonne semaine !

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