3 étapes à suivre pour RH débordées

8h30 : j’arrive au bureau. Je dis bonjour à tout le monde, discute deux minutes puis rejoint ma tour d’ivoire. J’allume l’ordinateur, 27 mails non lus. Ça commence bien…

9h02 : je suis arrivée au bout des mails à traiter. Candidatures aux offres d’emploi, publicités, informations des managers, ah un intérimaire n’est pas venu travailler ce matin, il faut en trouver un autre d’urgence.

9h20 : j’ai réussi à missionner l’agence d’intérim avec laquelle nous travaillons, ils devraient trouver quelqu’un pour demain. Je mets le manager au courant et me dit que je vais pouvoir enfin m’attaquer à ma to do list du jour. Ah non, j’entends frapper à la porte du bureau.

9h35 : le salarié venu poser une question sur sa fiche de paye du mois dernier est reparti. Il aurait pu se presser un peu, on est tout de même le 13 du mois…Bon je vais pouvoir m’y mettre? Le téléphone sonne. Non, je ne souhaite pas recevoir vos publications, merci. Non, je vous ai dit non…10 minutes plus tard, j’apprend que je les recevrai quand même. Super.

9h45 : Alors, qu’est ce que je devais faire déjà aujourd’hui…mon chef toque à la porte, quoi encore? Ah il faut que je remplisse le tableau excel concernant les derniers recrutements car le PDG veut ça dans la journée, très bien je m’y mets tout de suite.

10h30 : j’ai terminé, il était vraiment beaucoup trop long ce tableau, tellement de cases inutiles, je te les aurais supprimées en moins de deux si je pouvais…Mais c’est le PDG. On obéit. J’ai pas pris de pause du coup. Tant pis. Je vais sur ma boite mail pour envoyer le tableau excel et je vois que j’ai reçu de la part de l’agence la candidature d’un interimaire potentiel. Il a l’air pas mal, je transmets au manager pour savoir ce qu’il en pense.

10h40 : Bon ! Je vais peut être pouvoir m’y mettre? J’avais cette déclaration à faire, où est elle déjà ? Ah la voilà. Oh la la ça a l’air d’un ennui mortel. Bon bah go.

11h : quel exploit, ça fait déjà 20 minutes que j’arrive à travailler sans interruption ! Ah non, c’était trop beau…oui allo?

11h15 : Allez on s’y remet. Il va me falloir 10 minutes pour me remettre dedans, je le sens…

12h03 : ouf, terminée ! J’enregistre tout et me rappelle que je dois filer, j’ai un déjeuner avec l’équipe de notre cabinet de recrutement ce midi, à l’autre bout de la ville !

13h55 : retour du déjeuner. Je dois me dépêcher, j’ai une nouvelle agence d’intérim qui avait pris rdv à 14h pour me présenter leur offre, et à 15h j’ai une réunion avec la Direction…

14h50 : le rendez vous est terminé. Franchement, y avait besoin de me montrer sur sa tablette un powerpoint de 56 slides? Je prends un bloc, mes notes à présenter pour la réunion et file à la salle de réunion. Je me rappelle en cours de route que j’ai un entretien avec une candidate pour le poste aux achats à 17h…je vais pas finir tôt encore moi.

16h10 : réunion terminée. J’ai parlé pendant les 10 premières minutes puis me suis demandée ce que je faisais là pendant les 60 minutes qui ont suivi. Mais je n’ai pas osé demander à partir, si quelque chose d’important avait été dit…Bon je vais pouvoir me mettre à la rédaction des courriers que je dois faire partir cette semaine, si tous les jours sont comme ça je vais pas m’en sortir…

16h32 : ça toque. Oui? C’est le responsable commercial qui veut que je lui remplisse de nouveaux tableaux, il n’a rien compris à ceux que je lui ai envoyé la semaine dernière. Ca peut attendre? Non. Bon je regarde ça. Entre temps ça clignotte dans ma boite de réception : 14 mails non lus, et je vois que le manager qui cherche un intérimaire me demande de le convoquer pour le lendemain matin pour faire un essai. J’appelle l’agence pour les prévenir et leur donne les informations nécessaires. Le temps de faire ça, c’est l’heure de l’entretien pour les achats.

17h58 : entretien terminé. Cette dame avait visiblement envie de parler…Pas mal, il faudra qu’elle voit le responsable des achats quand il aura un moment, il devait être là et puis s’est désisté à la dernière minute, une réunion importante ou je ne sais quoi…Bon déjà presque 18h et j’ai ma séance de sport à 19h, j’ai trois quarts d’heure pour me remettre à mes courriers, répondre à tous les mails en attente et faire les réponses négatives aux candidatures reçues dernièrement…

18h47 : je suis en retard. Les réponses négatives attendront demain ! Au revoir tout le monde ! A demain !

Alors les RH, vous vous reconnaissez? C’est une réplique assez fidèle d’une des journées que je passais quand j’étais Responsable RH en PME. 2000 choses à faire et l’impression de n’avoir rien fait à la fin de la journée…On se dit demain, j’aurai plus de temps, mais ce demain n’arrive jamais ou si peut être l’été, quand le temps semble s’être allongé, étiré, on prend le temps de faire le travail de fond qu’on adorerait pouvoir mener au quotidien mais qui est impossible, faute de temps. Et comme il ne s’agit pas non plus de passer 12h par jour au bureau et de faire un burn out avant ces 30 ans, on fait quoi?

J’ai pu mettre en place certaines choses sur d’anciens postes et enrichir ensuite tout ça d’une réflexion pour aider les RH débordées, et j’en ai dégagé trois axes :

  1. Se mettre dans le bon état d’esprit
  2. Dégager du temps et éliminer l’inutile
  3. Définir un plan d’action et le réaliser

On va pouvoir commencer à détailler cela ensemble aujourd’hui.

– Se mettre dans le bon état d’esprit :

Dans la journée que je vous ai décrite plus haut, je suis interrompue en permanence. Si vous regardez bien, sur toute la journée, je n’ai eu que 3 plages de travail “rien que pour moi”, ou je travaillais pas pour quelqu’un, en réponse à une demande urgente. Alors que nous savons trop bien que RH, ce n’est pas juste répondre au téléphone et aller en réunion…

Et c’est un phénomène assez universel dans les bureaux : Cadreo nous dit dans cet article qu’un cadre est coupé en moyenne toutes les 12 minutes de travail. Comment trouver sa concentration avec autant d’interruptions? Avec les nouvelles méthodes de travail, les mails, les open spaces, les messageries instantanées, ça ne va pas en s’arrangeant… Alors concrètement on fait quoi contre ça ?

Pour commencer, on se place dans l’état d’esprit nécessaire. Et pour les RH, ça va souvent commencer par apprendre à dire non.

Dans la journée type que je vous ai présentée, combien de fois j’ai fait quelque chose que j’aurais pu déléguer ou refuser ? Ce manager n’aurait-il pas pu prendre contact directement avec l’agence d’intérim ? Le PDG n’aurait pas pu accepter que je simplifie son tableau excel à rallonge? Le responsable commercial n’aurait-il pas pu essayer de comprendre le tableau que je lui avais donné, au lieu de demander direcement à ce que je le refasse, ou me donner un délai pour que je puisse prendre le temps de le faire?

N’aurais je pas pu quitter la réunion, une fois mon intervention faite? Etc, etc.

En bref, il faut apprendre à se placer en priorité. Il est vrai que les RH, on nous a appris à dire oui, à être au service de l’entreprise, à rendre service, à être toujours disponible et à l’écoute.

Mais ce n’est pas pour autant qu’on est obligée de respecter ces “commandements de la RH parfaite” pour autant.

Posons nous la question : pourquoi ai je choisi ce métier ? Quel est la priorité pour moi ? Dans quel état d’esprit ai je envie de me sentir à la fin de la journée, quand je quitte l’entreprise?

Quand j’ai commencé ce métier, me suis je dit que j’allais m’oublier pour me mettre au service de mes collaborateurs? Non. Personnellement, je voulais les accompagner, pas les servir à n’importe quel prix. Si le prix à payer est ma sérénité, voire ma santé mentale, il est temps de dire stop.

– Dégager du temps et éliminer l’inutile

Ce point rejoint le précédent, une fois que l’état d’esprit que je souhaite avoir est posé. N’hésitez pas à l’afficher dans votre bureau, sur votre fond d’écran ou dans votre agenda s’il le faut.

Ensuite je me place dans les dispositions nécessaires à l’atteinte de cet état : si j’ai décidé que cet après midi je me concentrais exclusivement sur tel dossier, je coupe le téléphone, je ferme les mails, je préviens qu’on me dérange pas, et si ça frappe quand même, je ne répond pas. Franchement, allons nous être licenciée parce que nous n’avons pas répondu pendant 3 heures? Je ne crois pas. Et si c’est le cas, cette entreprise ne sera pas une grosse perte…

Ensuite on n’hésite pas à proposer, imposer s’il le faut, ses idées. Je trouve ce tableau excel inutile parce que je fais quasiment le même pour un autre personne? Je propose d’envoyer plutôt celui là aux deux personnes en même temps. On me demande d’aller en réunion ? Je cherche à savoir si c’est vraiment indispensable, demande un ordre du jour et n’y vais que pour ma propre intervention, en demandant le compte rendu à la fin. Je mets en place des plages horaires téléphoniques, des permanences pour recevoir les salariés… En bref, je cloisonne le temps et surtout j’en redeviens maitresse. C’est moi qui décide de quoi seront faites mes journées, je ne suis pas dans l’inconfort de ne pas savoir “ce qui va me tomber dessus”.

– Définir un plan d’action et le réaliser

Quand j’ai fait des périodes de test, que je sais ce qui me convient, ce qui me convient pas, en fonction de mon poste, de l’entreprise, des périodes de l’année, je définis et pose par écrit des objectifs et un plan d’action pour la période à venir (l’année par exemple, profitons en, c’est le début). Je décompose l’objectif en périodes par exemple de 3 mois en posant pourquoi pas sur un grand calendrier les échéances de l’année en cours. Puis je répartis les taches et projets sur des plages horaires au trimestre, puis au mois, à la semaine et ensuite je répartis sur les jours, en y plaçant mes rendez vous et contraintes.

Personnellement j’utilise beaucoup Trello pour m’organiser, c’est un outil redoutable et très pratique. Si vous êtes plus team papier, faites votre organisation sur un planner, un agenda ou tout autre support.

Ce qui est important c’est que l’objectif soit mesurable et quantifiable. Il ne s’agit pas de dire uniquement “je souhaite d’ici 6 mois avoir refondu la politique de recrutement” mais aussi de placer des dead lines précises et des sous-objectifs, comme “avoir écrit un nouveau modèle en X points pour les fiches de poste”, “définir la procédure en X étapes à respecter pour un entretien” ou “informer que je ne ferai plus d’entretiens après X heure”. Et ensuite informez vos interlocuteurs de ces décisions. Mettez les par écrit pour vous, vous en souvenir, et que les autres puissent s’y référer.

NB : n’hésitez pas par ailleurs à mettre les procédures que vous utilisez par écrit. On pense souvent que ce qu’on fait est instinctif mais ce n’est pas le cas, et avoir posé les étapes par écrit (et en images, comme des copies d’écran par exemple) vous facilitera considérablement la tache si vous devez vous faire aider ou remplacer par exemple.

D’ailleurs, n’hésitez pas à en parler, à demander de l’aider si le besoin s’en fait sentir. On nous a aussi beaucoup trop dit que les RH était un métier ou nous devions tout gérer seules comme des espèces de wonder woman de l’entreprise, mais quand j’en suis venue à demander un coup de main, complètement sous l’eau, ce fut les meilleures décisions que j’ai prises, et j’ai pu être aidée sur certaines taches par une comptable ou une assistante de direction, par exemple. Ca peut même être l’occasion de se rendre compte que certain.e.s sont en creux de charge mais n’osaient pas le dire ! Ce serait tout de même idiot, que par fierté, certain.e.s soient débordés et les autres qui s’ennuient, non?

Et si personne n’est disponible, ça peut être l’occasion de faire un point sur son poste, de demander une embauche pour être assistée, ou de supprimer certaines taches de son quotidien.

En conclusion, il s’agit de se convaincre que nous ne sommes pas esclaves de notre position et de prendre les décisions qui s’imposent pour se préserver. Nous sommes bien plus importantes que notre poste. Si rien n’est possible, que vous êtes face à un mur, et que vous n’avez aucune latitude, vous pouvez soit combattre (passer en force), soit vous résigner (et rester dans votre mal être), soit fuir (aller voir ailleurs si l’herbe est plus verte). J’ai choisi plusieurs fois de passer en force, croyez moi ou pas, j’ai obtenu des résultats plutôt satisfaisants sur bien des points…

J’espère que ces premieres idées sur le sujet, qui est vaste, vous ont plu. Si vous souhaitez aller plus loin, que nous puissions voir entre femmes, en petit groupe et dans un cadre sympa, comment mettre ces points en pratique et obtenir du soutien afin d’avancer plus facilement, je lance officiellement le premier Atelier de la Sororité RH, la première édition se tiendra le lundi 10 février, tout près de Paris, sur ce thème de la place en RH. Nous approfondirons de manière concrète autour d’un verre les astuces que je vous livre dans cet article, des outils pour s’aider au quotidien (par exemple, je vous montrerai comment j’utilise Trello pour atteindre mes objectifs au quotidien, je vous donnerai des techniques pour poser cet objectif, comment concrètement dire non à des sollicitations qui ne vous conviennent plus…)

Vous trouverez toutes les infos sur ce lien !

Vous pouvez aussi suivre les aventures de la Sororité RH sur le compte instagram (sororité_rh) ou au sein du groupe privé Facebook. Toutes les infos sont en page d’accueil.

Répétons encore une fois ensemble : je suis plus importante que mon poste !

5 commentaires sur “3 étapes à suivre pour RH débordées

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  1. Bonjour,

    Pour l’outil, je vous invite à découvrir notre application de gestion de tâches et gestion de projets Beesbusy.

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  2. Bonjour,
    Votre article a particulièrement retenu mon attention. Je me retrouve très facilement dans ce témoignage et je ne pense pas être la seule.
    Je vous propose en lieu de réunion : saintes ou la rochelle.

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